Aspectos clave de un ERP para la gestión patrimonial
La gestión del patrimonio y activos inmobiliarios tiene sus propias peculiaridades y no todos software de gestión están preparados para llevar a cabo de forma óptima según qué flujos. Por este motivo, cuando el parque de activos de una empresa patrimonialista crece (normalmente a partir de 20 inmuebles) se requiere de una importante dedicación en actividades administrativas que consumen buena parte de nuestro preciado tiempo en la generación manual y repetitiva de informes en excel, estado y ocupación de inmuebles, facturación de alquileres, actualización y renovaciones, informas de análisis de rentabilidad informes para gerencia… Veamos qué nos aporta un software de gestión de activos inmobiliarios especializado.
Información estructurada y coherente
Debemos poder localizar fácilmente las entidades a gestionar, idealmente de forma modular o en bloques de información, de manera que fácilmente podamos acceder al listado de contratos, inmuebles y clientes. En los listados debemos poder hacer filtros, visualizar estados e iniciar acciones y flujos. También desde los listados deberemos poder acceder al detalle de la ficha de cada entidad.
En el caso de los inmuebles resulta muy útil poder visualizarlos de forma estructurada en función de su naturaleza (vivienda, vivienda unifamiliar, oficina, locales, plazas de parking), y en el detalle ver sus posibles relaciones (un inmueble puede tener trasteros y plazas de parking y pertenecer a un edificio y una plaza de parking puede estar vinculada con una vivienda).
Gestión avanzada de contratos de arrendamiento
El software debe permitirnos definir todos los aspectos de un contrato de arrendamiento y en base a una plantilla, facilitarnos la generación automática del mismo, e incluso la remisión para su firma digital.
Debemos poder identificar el contenido del mismo, el o los inquilinos, la periodicidad de facturación, los conceptos a facturar, realizar renovaciones, actualizaciones de precios y consultar todo el histórico del mismo, incluidos los documentos de compra y venta.
Un software de gestión de arrendamientos debe gestionar todos los detalles del contrato y su facturación con precisión y agilidad, aspectos clave para poder obtener el máximo rendimiento, minimizar el tiempo dedicado a tareas rutinarias y reducir e identificar posibles errores administrativos.
Gestión económica y contable
Por supuesto, el ERP debe facilitar la generación automática de las facturas en base a la información de contratos, y en caso de contar con módulo contable, permitir asignar gastos (detalles de facturas de compra) tanto al inmueble como al contrato, de forma que posteriormente genere informes analíticos contables que nos permita estudiar la rentabilidad de un inmueble (o grupos de inmuebles, zonas, etc) y la evolución económica de un contrato. Obviamente en este apartado se incluirían las prestaciones que habitualmente debe ofrecer todo software contable estándar.
Un sistema avanzado además nos permitirá llevar un control presupuestario, trabajar con múltiples organizaciones propias, realizar la conciliación contable y emitir los modelos fiscales requeridos.
Gestión del equipo de trabajo
En el contexto de los recursos humanos, debe poder asignar y supervisar tareas relativas al mantenimiento de inmuebles, revisión de contratos, y contar con un CRM que permita controlar las oportunidades o interés de un potencial inquilino por un inmueble o un grupo de inmuebles.
En un contexto técnico, la solución debe ser capaz de prestar servicio en la nube o en un entorno local, o incluso híbrido de manera que limite lo menos posible las opciones de despliegue. Así mismo debe ofrecer posibilidades de adaptación de flujos de trabajo a requerimientos específicos.
